1. Periodicidade: Anual

2. Duração: Pelo menos 3 dias

3. Data: Última semana de Setembro (incluindo Sábados)

Estrutura base do Programa

• Cerimónia de abertura
• Conferência Inaugural/Aula Magna
• Conferências plenárias
• Sessões plenárias de Comunicações Livres
• Mesas-redondas
• Debates / Hot-Topics
• Casos Clínicos Interactivos
• Cursos pré-Congresso
• Sessões de Posters seleccionados
• Simpósios Satélites (suportados pela Indústria)
• Exposição Técnica

1. Integram as candidaturas para a realização deste Congresso o Hospital Central da Huíla e Gerais do Namibe, Cunene, K. Kubango e Benguela.

2. Na candidatura deverá ser considerada a dimensão regional do Congresso, pelo que deve prever-se a recepção de, no máximo, cerca de 300 inscrições.

3. Com esta dimensão, a cidade anfitriã do Congresso tem de possuir uma capacidade hoteleira de 300-350 quartos.

4. O Centro de Congressos terá de ter como condições mínimas:

• 1 Sala com capacidade de 300-400 lugares
• 2 Salas de 150-200 lugares
• Área de exposição de cerca de 1.200 m²

1. A realização do Congresso é da responsabilidade de uma Comissão Organizadora, que integrará membros de cada Hospital Regional e que funcionará à data da sua realização.

2. Para tratar dos assuntos de natureza científica, funcionará junto da Comissão Organizadora uma Comissão Científica.

3. Deverá ser constituída uma Comissão de Honra que poderá integrar individualidades locais, nacionais e outras, que a Organização Local entenda dever propor.

4. O Presidente da Comissão Organizadora do Congresso, também designado por Presidente do Congresso, é o Director Geral do Hospital organizador do evento, ou quem este designar para o efeito.

5. O Presidente do Congresso terá a responsabilidade de elaboração do respectivo programa, com definição dos assuntos da “Mesa Redonda” e do “Tema do Congresso” e a sua organização, em articulação com a Comissão Organizadora do Congresso.

6. A indicação do Presidente da Comissão Organizadora do Congresso deverá ocorrer com antecedência de pelo menos um ano, relativamente ao respectivo congresso.

Competências da Comissão Organizadora do Congresso:

• A Comissão Organizadora do Congresso assume as funções de carácter científico, superintende e supervisiona também toda a organização, incluindo as parcerias com empresas patrocinadoras
• A Comissão Organizadora do Congresso superintende todos os aspectos técnico-científicos relacionados com o bom funcionamento do evento;
• Organiza o Programa do Congresso com autonomia, sugerindo os temas para as sessões de formação nos cursos pré-congresso, o convite a personalidades nacionais ou estrangeiras para abordar estes temas e moderar as mesas de comunicações científicas.

8. A divulgação pública do Programa do Congresso deve ser antecedida pela sua apresentação formal e aprovação pela Comissão Organizadora e Científica.

9. Todas as questões que envolvam relacionamento institucional (delegações estrangeiras) ou imagem exterior do Congresso (contacto com autoridades e instituições públicas ou privadas) devem ser efectuadas com envolvimento do Presidente do Congresso.

10. Podem ser celebrados contratos de parceria com empresas organizadoras de eventos (suporte logístico do congresso: audiovisuais, catering, alojamentos, deslocações), de acordo com a avaliação do custo-eficiência.

11. Todos os movimentos financeiros do Congresso têm de ser acompanhados pela tesouraria da respectiva instituição que o organiza.

12. O trabalho desenvolvido pelos integrantes das Comissões de Trabalho do Congresso que participam na sua organização é gratuito.

1. A Comissão Científica, funciona junto da Comissão Organizadora do Congresso, para tratar de todos os assuntos de natureza científica do Congresso.

2. A Comissão Científica é constituída por membros do Hospital que organiza o Congresso:

• Director Geral;
• Director Clínico;
• Director Pedagógico e Científico;
• Director de Enfermagem;
• Presidente da Comissão Científica;
• Outros membros indicados pelo Presidente do Congresso.

3. O funcionamento da Comissão Científica rege-se por regulamento próprio.

1. O Secretariado do Congresso será supervisionado pela Comissão Organizadora do Congresso, actuará em estreita ligação com o seu Presidente e executará responsabilidades que lhe foram acometidas directamente ou por parcerias estabelecidas para o efeito. Compete-lhe nomeadamente:

• A criação da página web do Congresso.
• A divulgação da taxa de inscrição no Congresso e cursos pré-congresso.
• A organização da exposição técnico-científica, estabelecendo os contactos necessários com a Indústria Farmacêutica, de Dispositivos e de Equipamentos Médicos e Editoras livreiras.
• O apoio de secretariado à Comissão Organizadora, nomeadamente em relação ao programa científico e deslocação de convidados estrangeiros.
• A organização da logística necessária ao bom funcionamento do Congresso, como a divulgação, eventos institucionais, alojamento, audiovisuais, vertente social e catering.
• Assegurar o apoio antecipado junto das entidades patrocinadoras para angariação de fundos.
• Poderá ser contratada uma empresa para apoiar o secretariado local (material gráfico, programa social, etc.).
• Poderá ser necessária a contratação de uma Agência de Viagens.

1. A Comissão Organizadora deve assegurar, em ligação com a Contabilidade/Tesouraria do hospital, o encerramento das contas do Congresso.

2. Toda a contabilidade do Congresso é parte integrante da contabilidade da instituição organizadora, devendo todas as despesas e receitas ser documentadas.

3. Criar-se-á um centro de custos para cada congresso no Plano de contas anual do Hospital organizador.

4. As despesas com convidados estrangeiros são suportadas pelo hospital organizador ou por donativos, após aprovação da Comissão Organizadora.

5. Até 2 meses após o Congresso, o Presidente e o Tesoureiro enviam ao Director Geral o Relatório de Contas para ractificação e divulgação pública.

6. As despesas de representação da Comissão Organizadora são integradas na contabilidade do Congresso e ressarcidas pelo Hospital organizador, mediante documento comprovativo.

1. A comunicação do congresso deve ser articulada pela instituição organizadora, em página web e nos meios de comunicação.

Data e Local do Congresso

• A data e o local do Congresso deverão ser anunciados com um mínimo de 12 meses de antecedência.
• O local deve garantir condições logísticas adequadas a custos razoáveis.
• Deve ser de fácil acesso, com boas ligações e capacidade hoteleira adequada.

1. Os trabalhos devem ser submetidos de acordo com os critérios definidos pela Comissão Científica.

2. Serão aceites trabalhos de casos clínicos (Comunicação Oral, Pôster ou Imagem) e de investigação (Comunicações Orais ou Posters).

3. As datas limite e de resposta serão definidas pela Comissão Organizadora.

4. A submissão é unicamente por via eletrônica (online).

5. Os resumos devem ser originais e não publicados. Não serão aceites revisões bibliográficas.

6. Os resumos devem ser informativos (objectivos, métodos, resultado, conclusões) e sem marcas comerciais.

7. A revisão será por pares, de forma cega para revisores e autores.

8. Compete à Comissão Científica definir os critérios de avaliação (CARE, STROBE).

9. A média das classificações determinará a aceitação e forma de apresentação.

10. O primeiro autor receberá a resposta com os detalhes da apresentação.

11. O primeiro autor deve confirmar a apresentação ou indicar o segundo autor.

12. Haverá um Júri para atribuição de 3 Prémios (melhor Caso Clínico, melhor Pôster, melhor Investigação).

13. Os melhores trabalhos serão selecionados para sessões especiais ou publicação.

14. A lista de peritos revisores será divulgada no livro de resumos e no site.

1. Formatação: Letra: Times New Roman, Tamanho: 12. Espaçamento: 1,5. Título: maiúsculas, negrito, centralizado. Autor(es) e instituição(ões): abaixo do título, em negrito. E-mail do primeiro autor após as filiações. Layout: A4, margens superior/esquerda: 3 cm; inferior/direita: 2 cm.

2. Conteúdo: Parágrafo único, até 500 caracteres (com espaços). Estruturado com: Introdução, Objectivo, Metodologia, Resultados e Conclusão; OU Introdução, Desenvolvimento do tema, Conclusão.

3. Restrições: Resumos com mais caracteres não serão aceites. Não usar negrito/sublinhado no texto. Sem tabelas, gráficos, citações ou referências. Financiadores podem ser mencionados no final. Enviar em DOC ou PDF online.

1. Apresentação em e-pôsteres ou gráficos, conforme definido pela Comissão.

2. Formatação: Tamanho: 90cm x 120cm. Fontes sugeridas: Título = Arial 60; Autores/Instituição = Arial 36 (itálico); Texto (3 colunas) = Arial 24; Bibliografia = Arial 16.

3. Espaçamento 1,5. Pode conter tabelas, gráficos, imagens. Usar cores com moderação.

4. Programas: PowerPoint®, CorelDraw® ou Photoshop®.

5. Conteúdo: Título e autores idênticos ao resumo. Corpo deve conter: Introdução, Material e Métodos, Resultados, Conclusão OU Introdução, Desenvolvimento, Conclusão. A estruturação e custos são da responsabilidade dos autores.

6. Preferencialmente e-pôster. Pode ser aceite com ou sem apresentação (4 min + 2 min discussão).

1. As comunicações orais serão em sessões presenciais ou via Zoom.

2. Tempo máximo de apresentação: 7 minutos, com 3 minutos para argumentação guiada.

1. Poderá ser considerada a submissão de outros formatos (casos de imagem, vídeos), apresentados em sessões distintas.

2. A Comissão Científica definirá os critérios de submissão, avaliação e aceitação, seguindo as regras do artigo 10º.

1. Poderão ser realizados Cursos ou Workshops Satélites, propostos pela Comissão Organizadora.

2. Devem abordar tema específico e ser realizados, preferencialmente, antes do congresso.

3. Haverá taxa de inscrição para cobrir custos, com o restante revertendo para o Congresso.

4. Os formandos terão direito a um diploma de presença.

1. Poderão realizar-se simpósios patrocinados pela Indústria antes, durante ou após o Congresso.

2. Princípios:

• Não devem coincidir com outras atividades científicas do programa.
• Programa científico deve ter parecer favorável da Comissão Organizadora.
• Duração máxima de 10 minutos.
• Modalidades de patrocínio: Platina (8M Kz); Ouro (4,5M Kz); Prata (3,2M Kz); Bronze (800k Kz).
• Platina e Ouro: incluem exposição (25-30 m²), simpósio (10-15 min), acesso a áreas, refeições e publicidade.
• Valor da jóia pode ser substituído por patrocínios em espécie (passagens, alojamento, etc.), mediante facturas.
• Poderá ser estabelecido um memorando para Patrocinador Oficial.

1. Deverá ser criada uma área de Exposição Técnica para a Indústria Livreira, Farmacêutica, de Dispositivos e Equipamentos Médicos.

2. A Comissão Organizadora definirá o valor por espaço, que pode ser substituído por patrocínio.

3. A Comissão Organizadora deverá apresentar o Congresso à Indústria e estabelecer parcerias.

1. Os convidados serão definidos pela Comissão Organizadora.

2. O convite é pessoal e inclui inscrição e estadia.

3. Convidados estrangeiros podem ser institucionais.

4. Todos os convidados estrangeiros devem, se possível, ser incluídos no Programa Científico.

5. Convidados da Indústria não são encargo do Congresso.

6. Despesas de viagem dos convidados estrangeiros serão suportadas pela organização ou parceiros.

7. A lista de convidados institucionais (com inscrição, estadia e viagem) inclui:

• Membros da Comissão Organizadora
• Ex-Presidentes
• Responsáveis pela Mesa Redonda e Tema do Congresso
• Palestrantes convidados
• Convidados estrangeiros

1. Deverá ser solicitado o reconhecimento do Congresso por entidades nacionais e internacionais, com pedido de atribuição de créditos de formação, incluindo académicos.

Este Regulamento pode ser revisto por deliberação do Congresso sempre que as circunstâncias o indicarem.